Кадровый учет

1.1 В штатном расписании не заполняется графа "Надбавка" при ее выплате.

В штатных расписаниях в графах 6 - 8 "Надбавка, руб." указываются нули ("0"), что не соответствует расчетам по начислениям и выплатам в случае, когда работнику выплачивается надбавка.

В графах 6, 7 и 8 штатного расписания отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). В свою очередь, надбавки делятся:

• на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);
• утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка и другое).

Чтобы не перегружать штатное расписание по графе "Надбавка" информацией по существующим в организации видам надбавок, достаточно сделать в ней ссылку на положение об оплате труда.

1.2 Установление "вилки" должностных окладов в штатном расписании.

Установление в штатном расписании организации "вилок", то есть дифференциации окладов в рамках одной должности, противоречит понятию "оклад".

В соответствии со ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) - фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Кроме того, согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности.

Возможность выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).

1.3 Отсутствует приказ об утверждении формы штатного расписания.

При использовании самостоятельно разработанных первичных учетных документов их формы утверждает руководитель организации (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Следует издать приказ об утверждении формы штатного расписания, внести информацию в учетную политику организации и утвердить в ней формы первичных документов, применяемых организацией.

2.1 В ПВТР не прописана ответственность работника и работодателя.

В соответствии со ст. 189 ТК РФ ответственность сторон трудового договора является обязательным условием ПВТР. В ПВТР необходимо прописать ответственность работника (случаи материальной ответственности работника) и работодателя.

Контролирующие органы всегда проверяют, чтобы ответственность работодателя была прописана в ПВТР, поэтому рекомендуем указать и раскрыть (описать процедуру) следующие условия:

• обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться;
• материальная ответственность работодателя за ущерб, причиненный имуществу работника;
• материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику;
• возмещение морального вреда, причиненного работнику.

2.2 В ПВТР не закреплен второй выходной день.

Зачастую в ПВТР не закреплен второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе (помимо общего выходного дня - воскресенья). Это нарушение ч. 2 ст. 111 ТК РФ. Второй выходной день организация вправе установить по своему усмотрению. В большинстве организаций это суббота.

Также не учитываются последние изменения о нерабочих праздничных днях в ст. 112 ТК РФ. Рекомендовано использовать следующую формулировку: "В случае внесения изменений в статью 112 ТК РФ в части определения нерабочих праздничных дней применяются положения указанной статьи с внесенными изменениями".

2.3 В ПВТР не указаны дни выплаты заработной платы.

Согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ следует указывать дни выплаты заработной платы в ПВТР, коллективных договорах, трудовых договорах.

Так как документы перечислены через запятую, следует вывод, что дни выплаты нужно закреплять во всех этих документах (Письмо Роструда от 20.06.2014 N ПГ/6310-6-1).

Зачастую вместо конкретных дней выплаты зарплаты указывают периоды, в которые производится перечисление. Например, что зарплата выплачивается не позднее 20-го числа текущего месяца и 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

2.4 Порядок выдачи работникам бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В организациях, как правило, сотрудники обеспечиваются новыми трудовыми книжками и вкладышами в них за счет средств работодателя. В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, то есть по умолчанию работники должны выкупать у работодателя бланки трудовой книжки или вкладыша. В случае если организация предоставляет бланки за свой счет, то необходимо в локальном акте - ПВТР закрепить данное условие.

2.5 Запись в трудовую книжку вносится со ссылкой на статью, часть статьи и пункт статьи.

Зачастую в ПВТР установлено, что записи о причинах прекращения трудового договора производятся со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ, что не является точным, так как в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку производится со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Отсутствие в трудовой книжке части и пункта статьи является нарушением.

2.6 Работников необходимо ознакомить с картой специальной оценки условий труда независимо от выявленных условий.

В ПВТР иногда встречается, что при приеме или переводе на должность с вредными условиями труда допуск к работе осуществляется после ознакомления с картой специальной оценки условий труда. В соответствии с п. 4 ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" работодатель обязан ознакомить в письменной форме работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте. Таким образом, работник должен быть ознакомлен под роспись с картой спецоценки при приеме и переводе независимо от условий труда.

2.7 Работникам не установлены специальные перерывы.

На основании ст. 109 ТК РФ на отдельных видах работ предусматривается предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, в частности такие перерывы предоставляются работникам, выполняющим работы в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях.

В случае когда у организации есть сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера и их работа производится на открытой местности, то в ПВТР общества необходимо указать количество и продолжительность специальных перерывов для обогревания и отдыха (ч. 2 ст. 109 ТК РФ).

При установлении перерывов для обогревания и отдыха рекомендуется руководствоваться Методическими рекомендациями МР 2.2.7.2129-06 "Режимы труда и отдыха работающих в холодное время на открытой территории или в неотапливаемых помещениях" (утв. Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главным государственным санитарным врачом РФ 19.09.2006).

В соответствии с Приложением N 1 к Типовой инструкции по охране труда при работе на персональном компьютере, утвержденной Приказом Министерства РФ по связи и информатизации от 02.07.2001 N 162, работникам, которые более 50% рабочего времени работают за компьютерами, работодатель обязан предоставлять регламентированные перерывы, которые входят в рабочее время и оплачиваются. Данное условие относится к офисным работникам, так как они большую часть времени работают за компьютерами.

Установление определенной категории работников (офисным работникам) таких перерывов означает, что работодатель признает, что в обществе есть работники, которые не менее 50% рабочего времени работают за компьютером, и в таком случае работодатель обязан организовывать проведение предварительных (при приеме на работу) и периодических медицинских осмотров таких работников (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, Письма Роструда от 09.10.2015 N ТЗ/20422-3-3, Минтруда России от 18.08.2015 N 15-1/ООГ-4397).

2.8 Предоставление перерывов для отдыха и питания.

Встречаются случаи, когда в ПВТР работникам филиала с сокращенной продолжительностью рабочей недели (36 часов) в пятницу не предоставляется перерыв для отдыха и питания.

В соответствии со ст. 108 ТК РФ в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания, и ТК РФ не ставит предоставление обеда в зависимость от продолжительности рабочего времени. Таким образом, в течение рабочего дня независимо от его продолжительности работнику необходимо предоставить перерыв для отдыха и питания. Это также относится к совместителям и работникам, которым установлен неполный рабочий день.

2.9 Работникам, работающим вахтовым методом, не установлены выходные дни.

Работникам организации, работающим вахтовым методом, в период вахты не установлены выходные дни (зачастую в ПВТР и графиках работы выходные для работающих вахтовым методом не предусмотрены), что является нарушением трудового законодательства.

Пунктом 4.3 Основных положений о вахтовом методе (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82) установлено, что число дней еженедельного отдыха в текущем месяце должно быть не менее числа полных недель этого месяца. То есть работникам в период вахты должен предоставляться минимум один день отдыха.

Дни еженедельного отдыха могут приходиться на любые дни недели. Продолжительность такого отдыха может быть сокращена до 24 часов (см. Письмо Роструда от 05.05.2011 N 1217-6-1).

2.10 Список работников с ненормированным рабочим днем должен быть указан в локальном акте.

В ПВТР может быть указано, что работникам может устанавливаться ненормированный рабочий день и фактически в организации есть работники, работающие в режиме ненормированного рабочего дня.

В соответствии со ст. 101 ТК РФ перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом. Таким образом, в организации должен быть локальный акт, устанавливающий список должностей с ненормированным рабочим днем. Локальный акт должен быть независимо от того, что ненормированный рабочий день работникам установлен трудовым договором.

Чтобы не утверждать отдельный локальный акт, рекомендуем внести изменения в ПВТР и указать в нем список должностей (именно должностей, не сотрудников) с ненормированным рабочим днем.

Отметим, что включение должности в список не означает, что всем работникам по этой должности будет установлен ненормированный рабочий день, с каждым конкретным сотрудником это условие оговаривается в трудовом договоре/дополнительном соглашении.

2.11 Дополнительный отпуск по семейным обстоятельствам.

В ПВТР может быть установлено, что работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы, данная норма соответствует ст. 128 ТК РФ, но может противоречить отраслевому соглашению (например, Отраслевому тарифному соглашению в электроэнергетике РФ).

В соответствии с Отраслевым соглашением работодатель должен предоставить работнику дополнительные оплачиваемые дни отдыха по семейным обстоятельствам с сохранением средней заработной платы в следующих случаях:

• рождение ребенка;
• собственная свадьба;
• свадьба детей;
• призыв сына на военную службу;
• в связи с Днем знаний (1 сентября) матерям либо другим лицам, воспитывающим детей - школьников младших классов (1 - 4 классы);
• смерть близких родственников (супругов, детей, родителей, родных сестер и братьев).

Количество и порядок предоставления дополнительных дней отдыха для каждого случая определяется коллективным договором, локальным нормативным актом.

Таким образом, в ПВТР должна быть указана продолжительность дополнительного отпуска по каждому из указанных случаев.

3.1 Место работы в трудовом договоре.

Место работы является обязательным для включения в трудовой договор (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), но ТК РФ не раскрывает содержания понятия "место работы" и не указывает, как правильно прописать в трудовом договоре данное условие.

В качестве места работы должно быть указано наименование и место нахождения организации либо ее структурного подразделения.

3.2 Трудовая функция в трудовом договоре.

Зачастую в организации не оформляются должностные инструкции и/или нет отсылки на нее в трудовом договоре с работником.

В соответствии со ст. 15, 56, 57 ТК РФ в трудовом договоре должна быть прописана трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы).

Если в организации есть должностные инструкции, то трудовую функцию в трудовом договоре можно не прописывать, но необходимо сделать там ссылку на должностную инструкцию, прописав, что трудовые обязанности работника определяются должностной инструкцией. Данное условие можно прописать в трудовом договоре после названия должности. Тогда инструкция становится частью трудового договора. Соответственно, при изменении инструкции работодатель обязан заключить с работником письменное соглашение (ст. 72 ТК РФ, Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). В противном случае новая редакция должностной инструкции к работнику не применяется.

3.3 Условия оплаты труда являются обязательным условием трудового договора.

Зачастую в трудовом договоре не указаны размеры процентной надбавки и районного коэффициента, а сделана ссылка на локальные акты и трудовое законодательство. Причем локальные акты общества не содержат информации о конкретных размерах этих выплат, и в них сделана ссылка на трудовое законодательство.

Учитывая, что многие документы, регулирующие выплаты районного коэффициента и процентной надбавки, утверждены еще советскими нормативными актами и тот факт, что в них сложно разобраться рядовому сотруднику, автор статьи считает, что сделать ссылку на трудовое законодательство недостаточно. В обязанность работодателя входит разъяснить работнику условия оплаты его труда, поскольку работник не должен самостоятельно искать нормативные акты, устанавливающие ему заработную плату. Рекомендуется указывать в трудовом договоре размеры районного коэффициента и процентной надбавки или же сделать ссылку на локальный акт, но тогда локальный акт должен предусматривать все эти выплаты по структурным подразделениям организации в зависимости от их места нахождения.

3.4 В трудовом договоре должны быть прописаны условия труда на рабочем месте.

В трудовых договорах зачастую условия труда не указаны. При этом условия труда являются обязательным пунктом трудового договора и вносятся в договор на основании карты спецоценки.

В трудовых договорах работников, по рабочим местам которых проведена спецоценка, необходимо указать вид условий труда (допустимые, оптимальные, вредные, опасные) с указанием класса, подкласса (например, 2 или 3.1) и ссылкой на карту специальной оценки.

Обращаем внимание, что в соответствии с Постановлением Верховного Суда РФ от 22.12.2015 N 91-АД15-5 спецоценку отдельных рабочих мест работодатели вправе были проводить поэтапно до 2018 г. при условии, что такие рабочие места не указаны в ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда".

То есть по офисным сотрудникам, если ранее по результатам аттестации рабочих мест им не были установлены вредные условия труда, есть возможность продлить проведение спецоценки до 2018 г., но в случае проверки могут последовать штрафы как за непроведение спецоценки рабочих мест, так и за отсутствие в трудовом договоре обязательного условия, которые возможно оспорить только через суд.

3.5 Спецоценка условий труда не позволяет отменить ранее установленные работнику гарантии.

Случаются такие ситуации, когда не было оформлено дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор в части отмены льгот.

В соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда" и п. 4.9 Отраслевого соглашения при реализации в соответствии с положениями ТК РФ в отношении работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, компенсационных мер, направленных на ослабление негативного воздействия на их здоровье вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса (сокращенная продолжительность рабочего времени, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск либо денежная компенсация за них, а также повышенная оплата труда), порядок и условия осуществления таких мер не могут быть ухудшены, а размеры снижены по сравнению с порядком, условиями и размерами фактически реализуемых в отношении указанных работников компенсационных мер по состоянию на день вступления в силу Федерального закона о спецоценке при условии сохранения соответствующих условий труда на рабочем месте, явившихся основанием для назначения реализуемых компенсационных мер.

Данная норма означает, что отмена предусмотренных ранее льгот, которые были назначены работнику на основании аттестации рабочих мест, не могут быть отмены только на основании того, что изменился порядок оценки рабочих мест/методика выявления вредных и опасных факторов. Отменить льготы работодатель вправе, только если у работника реально изменились условия труда и есть документы, которые такие изменения подтверждают.

3.6 В срочном трудовом договоре должны быть указаны причины заключения такого договора.

Зачастую в срочном трудовом договоре работника указан срок его заключения, но отсутствуют причины, по которым заключен срочный договор, что не соответствует требованиям ст. 57 ТК РФ.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре указаавем два условия:

• обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;
• срок его действия.

При заключении срочного трудового договора для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой, необходимо указать событие, при котором договор расторгается, то есть истекает срок его действия, например, подписание акта выполненных работ между организацией и контрагентом.

3.7 Режим работы должен быть указан в трудовом договоре.

В трудовом договоре зачастую указано, что режим работы установлен ПВТР. Но в ПВТР может быть установлено два режима работы: с 09.00 и с 08.00.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха является обязательным условием трудового договора, если он отличается от общих правил. Так как в ПВТР общих правил нет, то режим работы (время начала и окончания работы, время перерыва на обед) должен быть указан в трудовом договоре работника.

3.8 У работников с вредными условиями труда не указаны нормы выдачи смывающих средств.

Работникам, которым по итогам специальной оценки условий труда установлены вредные условия труда, работодатель бесплатно выдает смывающие и (или) обезвреживающие средства (ст. 212 и 221 ТК РФ). Нормы выдачи смывающих средств должны устанавливаться в трудовом договоре (п. 9 Приложения N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н). Таким образом, в трудовых договорах работников с вредными условиями труда необходимо прописать, сколько грамм мыла положено работнику в месяц.

Кроме того, рекомендуем сотрудникам кадровой службы, ведущим кадровый учет:

• проверить все дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, если какие-то изменения не оформлены письменно, то рекомендуем заключить соответствующие дополнительные соглашения;
• при приеме на работу по срочному трудовому договору - указывать причины, по которым заключается такой договор.

Таким образом, кадровый учет - это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

Для грамотного ведения кадрового учета требуются: профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, практический опыт работы в области кадрового делопроизводства; отслеживание всех изменения трудового законодательства.

В свою очередь, последствием типовых нарушений кадрового учета может быть привлечение не только юридических лиц (работодателя), но и должностных лиц по кадровому учету к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Служат основанием документы, перечень которых зависит от способа выплаты премии. Если организация выплачивает премию (разовую, ежемесячную, ежеквартальную или годовую) наличными из кассы, то основанием для ее выдачи являются:

• расходный кассовый ордер по форме № КО-2, если день выплаты премии не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным в организации;
• расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53, если день выплаты премии совпадает с днем выплаты зарплаты.

Подтверждение: абз. 2 п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-53, № Т-49), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (№ КО-2). Если в организации предусмотрена безналичная форма расчетов с работниками, то премию можно перечислить на банковский счет работника:

• платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление премии, если выплаты производятся сразу нескольким получателям (как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором));
• отдельным платежным поручением, если выплата премии производится одному работнику.

Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ, п. 1.17, 1.19, 5.1 Положения ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012.

Служит основанием для начисления записка-расчет, которая оформляется на основании приказа руководителя об увольнении работника. Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Основанием для выплаты компенсации из кассы при наличных расчетах служит:

• расходный кассовый ордер по форме № КО-2, если компенсация выплачивается в день, который не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным в организации;
• или расчетно-платежная (платежная) ведомость по форме № Т-49 (№ Т-53), если дни выплаты зарплаты и компенсации совпадают. Подтверждение: п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-49, № Т-53), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (№ КО-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.

Если в организации предусмотрена безналичная форма выплаты зарплаты, то компенсацию при увольнении можно перечислить на банковский счет работника:

• платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление компенсации, если выплаты производятся сразу нескольким получателям – как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором);
• отдельным платежным поручением, если выплата компенсации производится одному работнику. Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ, п. 1.17, 1.19, 5.1 Положения ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.

Ошибка: работодатель установил систему штрафов за дисциплинарные проступки. Установление системы штрафов за дисциплинарные проступки является нарушением требований трудового законодательства (ч. 3 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Судебная практика также подтверждает незаконность установления штрафов за дисциплинарные проступки (см., например, Определение Московского городского суда № 33-18087 от 17 июня 2010 г.).

Как исправить: отменить систему штрафов за дисциплинарные проступки. Соответствующие нормы могут находиться в локальных актах работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка), Коллективном договоре и (или) в трудовых договорах с работниками. В целях устранения ошибки нужно внести изменения в указанные документы. При этом следует признать утратившими силу те положения, в которых говорится о применении штрафов за дисциплинарные проступки, совершенные работниками.

В дальнейшем не следует произвольно утверждать и использовать виды дисциплинарных взысканий, не предусмотренные законодательством (исключение составляют случаи, когда на работника распространяется действие федеральных законов, уставов и положений о дисциплине, которыми предусмотрены иные виды дисциплинарной ответственности, применяемые к отдельным категориям работников, – например, ст. 4 Федерального закона № 35-ФЗ от 8 марта 2011 г.).

Оптимальный вариант

Часть вознаграждения за труд, выплачиваемого работникам (премии, бонусы), можно поставить в зависимость от соблюдения трудовой дисциплины законным способом. Для этого нужно пересмотреть систему премирования работников и установить правила снижения или невыплаты премии за невыполнение определенных показателей премирования (например, установить, что премия выплачивается в полном размере только при отсутствии у работника в течение премиального периода дисциплинарных взысканий).