1. Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и т.п.): |
Правила внутреннего трудового распорядка |
ч. 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 Трудового кодекса РФ |
Положение о работе с персональными данными работников |
п. 7-8 ст. 86, ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ |
Правила и инструкции по охране труда для работников |
(см., например, Положение об охране труда, Правила оказания первой помощи пострадавшим на производстве, Инструкцию по охране труда для работников офиса), комплект нормативных актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя, и другие документы, необходимые в связи с организацией охраны труда работников (ч. 2 ст. 212 Трудового кодекса РФ |
штатное расписание |
ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ |
график отпусков |
ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ |
Если работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) относится к категории микропредприятий и отказался полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, графика сменности и др.), то он должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами |
2. Договоры: |
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам при изменении условий договоров |
|
Договоры о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной (бригадной) |
если работодатель принял решение заключать такие договоры с отдельными категориями работников |
Ученические договоры |
при их заключении с работниками организации или лицами, ищущими работу, в целях получения образования |
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг). |
При проверке соблюдения трудового законодательства такие договоры могут потребоваться для выяснения, не подменяют ли они собой трудовые отношения. |
3. Документация по трудовым книжкам: |
Трудовые книжки и вкладыши в них |
ст. 66 Трудового кодекса РФ), а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей, необходимое количество которых работодатель должен всегда иметь в запасе (п. 44 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.) |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
(п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). |
4. Приказы: |
О приеме на работу |
ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ |
О переводе на другую работу |
п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г |
О предоставлении отпусков работникам |
п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. |
О прекращении трудового договора (увольнении) |
ч. 1 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ |
О привлечении к дисциплинарной ответственности |
ст. 193 Трудового кодекса РФ |
О направлении работников в командировки |
ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. |
иные приказы по личному составу и основной деятельности |
относящиеся к кадровой работе (о поощрении, перемещении, совмещении, поручении дополнительной работы, установлении надбавок и доплат, изменении режима рабочего времени и т.п.);
– документы (помимо приказов), оформляющие принятие кадровых решений (акты, докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.). |
5. Иные документы: |
Личные карточки |
п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. |
Табель учета рабочего времени |
ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ, п. 1.2, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г |
Журналы учета |
обязательные для ведения |
Копии личных документов работников |
предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ) |
Листки нетрудоспособности |
п. 64 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 624н от 29 июня 2011 г. |
Графики работы |
при определенных видах организации труда, когда работа ведется по графикам (сменная работа, индивидуальный (гибкий) график, вахтовый метод) |
Работодатель вправе, но не обязан составлять следующие кадровые документы, которые в зависимости от конкретной ситуации могут понадобиться при проверке на соблюдение норм трудового законодательства: |
Должностные инструкции (инструкции по профессии) |
составляются, если в трудовом договоре трудовая функция работника не раскрыта |
Личные дела работников |
если работодатель принял решение об их ведении |
Коллективный договор |
если представители работников или работодатель выступили с инициативой о его заключении (см. Коллективный договор) (ст. 40 Трудового кодекса РФ) |
Положение о коммерческой тайне |
если работодатель принял решение об отнесении определенных сведений к коммерческой тайне и в трудовые договоры с работниками включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну (см. Положение о коммерческой тайне) (п. 1-2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ от 29 июля 2004 г.) |
Положение об аттестации работников |
если работодатель принял решение о проведении аттестации (см. Положение об аттестации работников) (ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ) |
Положение об оплате труда работников |
ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ) |
Положение о премировании работников |
если у работодателя предусмотрена система премирования (ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ) |
Положение о служебных командировках |
ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ |