1. Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и т.п.):
Правила внутреннего трудового распорядка ч. 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 Трудового кодекса РФ
Положение о работе с персональными данными работников п. 7-8 ст. 86, ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ
Правила и инструкции по охране труда для работников (см., например, Положение об охране труда, Правила оказания первой помощи пострадавшим на производстве, Инструкцию по охране труда для работников офиса), комплект нормативных актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя, и другие документы, необходимые в связи с организацией охраны труда работников (ч. 2 ст. 212 Трудового кодекса РФ
штатное расписание ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ
график отпусков ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ
Если работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) относится к категории микропредприятий и отказался полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, графика сменности и др.), то он должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами
2. Договоры:
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам при изменении условий договоров
Договоры о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной (бригадной) если работодатель принял решение заключать такие договоры с отдельными категориями работников
Ученические договоры при их заключении с работниками организации или лицами, ищущими работу, в целях получения образования
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг). При проверке соблюдения трудового законодательства такие договоры могут потребоваться для выяснения, не подменяют ли они собой трудовые отношения.
3. Документация по трудовым книжкам:
Трудовые книжки и вкладыши в них ст. 66 Трудового кодекса РФ), а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей, необходимое количество которых работодатель должен всегда иметь в запасе (п. 44 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.)
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
4. Приказы:
О приеме на работу ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ
О переводе на другую работу п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г
О предоставлении отпусков работникам п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
О прекращении трудового договора (увольнении) ч. 1 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ
О привлечении к дисциплинарной ответственности ст. 193 Трудового кодекса РФ
О направлении работников в командировки ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
иные приказы по личному составу и основной деятельности относящиеся к кадровой работе (о поощрении, перемещении, совмещении, поручении дополнительной работы, установлении надбавок и доплат, изменении режима рабочего времени и т.п.); – документы (помимо приказов), оформляющие принятие кадровых решений (акты, докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).
5. Иные документы:
Личные карточки п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.
Табель учета рабочего времени ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ, п. 1.2, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г
Журналы учета обязательные для ведения
Копии личных документов работников предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ)
Листки нетрудоспособности п. 64 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 624н от 29 июня 2011 г.
Графики работы при определенных видах организации труда, когда работа ведется по графикам (сменная работа, индивидуальный (гибкий) график, вахтовый метод)
Работодатель вправе, но не обязан составлять следующие кадровые документы, которые в зависимости от конкретной ситуации могут понадобиться при проверке на соблюдение норм трудового законодательства:
Должностные инструкции (инструкции по профессии) составляются, если в трудовом договоре трудовая функция работника не раскрыта
Личные дела работников если работодатель принял решение об их ведении
Коллективный договор если представители работников или работодатель выступили с инициативой о его заключении (см. Коллективный договор) (ст. 40 Трудового кодекса РФ)
Положение о коммерческой тайне если работодатель принял решение об отнесении определенных сведений к коммерческой тайне и в трудовые договоры с работниками включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну (см. Положение о коммерческой тайне) (п. 1-2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ от 29 июля 2004 г.)
Положение об аттестации работников если работодатель принял решение о проведении аттестации (см. Положение об аттестации работников) (ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ)
Положение об оплате труда работников ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ)
Положение о премировании работников если у работодателя предусмотрена система премирования (ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ)
Положение о служебных командировках ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ